- 銀行員の質問Q
- 取引先が仕入先等からインボイスを受け取るために、いまからどのような確認・準備が必要となるでしょうか。受け取ったインボイスの保存方法も教えてください。
A 取引先が買い手として仕入先等から商品を購入した場合、仕入先等の協力がなければインボイスを受け取ることができない。具体的には、仕入先等にどんな書類を作成してもらうのか、そして仕入先等からどうインボイスを受け取るのかなどを検討してもらうことになる。
要件を満たす書類を発行してもらえるか確認
まずは、どの書類をインボイスとするのか確認してもらおう。
一般的には、納品書・請求書・領収書のいずれかがインボイスとなるケースが多い。日々の納品書には消費税額等が記載されておらず、月締めの請求書でまとめて代金を支払っている場合、取引年月日、取引内容、適用税率、適用税率ごとに合計した対価の額、適用税率ごとの消費税額が記載された請求書を発行してもらえれば、それがインボイスとなる。
一方、納品書には消費税額等が記載されず、請求書には消費税額等を含めた総支払額の記載のみで取引内容等が記載されていない場合は、納品書と請求書を組み合わせてインボイスとすることができる。ただしこの場合、保管する書類の量が増えるほか、納品書と請求書の関連性を明確化する必要があるので、あまりお勧めできない。
飲食代金など、取引がある度に現金で支払うケースでは、基本的には領収書がインボイスとなる。当然、領収書であっても適格請求書発行事業者の登録番号に加えて、取引内容や適用税率、消費税額などを記載しなければならない。いま一般的に使用されている領収書では、インボイスとは認められないケースが多いので、注意が必要だ。
次にインボイスの受取方法は、紙で受け取るか、もしくは電子で受け取るかに大別される。
さらにインボイスが納品書か請求書かによって、仕訳計上の方法やそのタイミングが異なるケースも考えられる。従前の経理処理の流れ等を変更する必要がないか、確認してもらおう。
具体的には、社内で誰が・どのような書類を・どのような方法で・いつ受け取っているのか、またどの書類を経理処理の入力基礎とし、どの書類のどの部分で消費税額が確認できるのか等を洗い出してもらうとよい。
インボイスの保存方法は電子データがお勧め
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